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Privacy Policy e Whistleblowing

La nostra Società è particolarmente sensibile alla tematica della protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e normative nazione.

Pertanto, in ottemperanza degli obblighi di legge (D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023) la nostra Società ha adottato un proprio canale di segnalazione interna e relativa procedura per consentire al whistleblower (segnalante) di trasmettere le proprie segnalazioni.


Cosa si può segnalare?

  1. violazione del diritto nazionale, con riferimento a:
    a)    illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto alle violazioni del diritto europeo;
    b)    condotte illecite rilevanti per l’applicazione del d.lgs. 231/2001 (c.d. reati presupposto) o violazione dei modelli di organizzazione e gestione ex d.lgs. 231/2001 diverse rispetto alle violazioni del diritto europeo;
  2. violazioni del diritto europeo, con limitato riferimento a:
    a)    Illeciti commessi in violazione della normativa europea, meglio indicati nell’All. 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni che ne danno attuazione seppur  non  indicati  nel predetto allegato, relativi ai  seguenti  settori:  appalti  pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del  riciclaggio e del finanziamento  del  terrorismo;  sicurezza  e  conformità  dei prodotti;   sicurezza   dei    trasporti;    tutela    dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e  dei mangimi  e  salute  e  benessere  degli  animali;  salute   pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita  privata  e  protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
    b)    atti od omissioni che ledono  gli  interessi  finanziari dell'Unione; 
    c)    atti od omissioni riguardanti il mercato  interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, comprese le violazioni delle  norme  dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti  di  Stato,  nonché  le violazioni riguardanti  il  mercato  interno  connesse  ad  atti  che violano le norme in materia di imposta sulle società o i  meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta  sulle società; 
    d)    atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori di cui ai punti precedenti.

Cosa non è oggetto di segnalazione whistleblowing?

  1. le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
  2. le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea e dalle disposizioni attuative nazionali che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
  3. le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea

Le nostre modalità di segnalazione interna

  • a)    in forma orale: su richiesta espressa del segnalante mediante un incontro diretto con il/i soggetto/i gestori della segnalazione;
  • b)     in forma scritta: spedendo tramite il servizio postale una lettera e/o raccomandata alla sede legale della Società inserendo la segnalazione in due buste chiuse, includendo:
    -    nella prima busta i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità in corso di validità; 
    -    nella seconda busta l’oggetto della segnalazione.
    Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione” oppure “alla c.a. del gestore della segnalazione” e indirizzandola a Omas S.r.l., Via Fornace II strada n. 1 – 35010 Arsego - San Giorgio delle Pertiche (PD).

Il gestore ricevuta la segnalazione:

  • rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
  • effettua un esame preliminare della segnalazione per valutare la sussistenza della legittimazione del segnalante e dei requisiti essenziali, nonché per valutare che la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione del whistleblowing;
  • all’estio positivo della verifica preliminare, il gestore procede con l’analisi dell’istruttoria interna, richiedendo chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori al segnalante; acquisendo, se necessario, documenti e di informazioni presso altri uffici della Società; coinvolgendo soggetti terzi o di altre funzioni aziendali, che hanno l’obbligo di collaborare con il gestore; ascoltando eventuali altri soggetti interni/esterni, ove necessario;
  • all’esito dell’istruttoria il gestore, entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento, fornisce un riscontro al segnalante, in merito all’archiviazione o alla fondatezza della segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata.


Canale di segnalazione esterno e divulgazione pubblica

Il segnalante può fare ricorso al canale esterno attivato presso ANAC, nei seguenti casi:

  • la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Mentre la segnalazione tramite divulgazione pubblica può essere effettuata dal segnalante esclusivamente quando ricorrano le seguenti condizioni:

  • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
     

A chi vanno trasmesse le segnalazioni?

All’attenzione dei soggetti gestori dei canali di segnalazione, che la nostra società ha identificato nelle persone interne di:

  • Di Sante Roberta c/o Ufficio Amministrativo
  • Griggio Liana c/o Ufficio CFO & HR
     

Informativa privacy

La nostra società è particolarmente attenta anche alla tutela della privacy e della riservatezza con riferimento al trattamento del whistleblower e per comprendere come vengano trattati i relativi dati si rimanda integralmente all’informativa privacy adottata dall’azienda.

 

 

OMAS S.R.L. (di seguito "OMAS"), con sede in Via Fornace seconda strada, 1 Arsego – 35010 San Giorgio delle Pertiche, Padova (Italia), che può essere contattata via email tramite l'indirizzo privacy@omasindustries.com, tratta in qualità di titolare del trattamento i dati personali forniti direttamente o indirettamente, anche tramite i propri collaboratori, dai clienti, fornitori, contatti o potenziali clienti (di seguito congiuntamente definiti "Clienti") in conformità con la presente informativa sul trattamento dei dati personali.

 

1. Dati personali trattati da OMAS

OMAS raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

• dati di contatto del Cliente o dei dipendenti del Cliente nel caso in cui quest’ultimo sia una persona giuridica;

• dati di identificazione del Cliente e funzionali ai controlli necessari ai fini della normativa applicabile, ivi compresa la normativa in materia di antiriciclaggio;

• informazioni fornite dal Cliente con riferimento all'incarico/commessa affidato a OMAS.

(di seguito congiuntamente definiti i "Dati Personali").

 

2. Finalità del trattamento dei Dati Personali

OMAS tratta i Dati Personali per le seguenti finalità:

a.             corretta e completa esecuzione di incarichi e commesse;

b.             finalità amministrativo/contabili;

c.              conformità con la normativa applicabile (congiuntamente al punto “A” definite "Finalità Contrattuali");

d.             per far valere e difendere i propri diritti, anche nell'ambito di procedure di recupero crediti, anche attraverso terze parti;

e.             per la segmentazione dei Clienti per tipologia o settore di interesse;

(congiuntamente alla lettera “D” definita "Finalità di Interesse Legittimo")

f.               nel caso in cui il Cliente abbia beneficiato dei servizi di OMAS o ne abbia fatto richiesta, per l'invio via email di comunicazioni professionali o promozionali, ivi compresi eventi formativi organizzati da OMAS, fermo restando che il Cliente potrà al momento del conferimento dell'incarico e in ogni momento successivo richiedere di non ricevere più comunicazioni commerciali con "Finalità di Marketing".

 

3. Basi giuridiche del trattamento dei dati personali

Il trattamento dei Dati Personali è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali data la sua essenzialità al fine di:

•               dare esecuzione all'incarico o commessa ricevuta;

•               adeguarsi alla disposizioni della normativa applicabile;

 

Il trattamento dei Dati Personali per le Finalità di Interesse Legittimo è effettuato ai sensi dell'articolo 6, lettere f), del Regolamento (UE) 679/2016 sulla protezione dei dati personali ("Regolamento Privacy") per il perseguimento dell'interesse legittimo di OMAS che è equamente bilanciato con l'interesse del Cliente, in quanto l'attività di trattamento dei dati personali è limitata a quanto strettamente necessario per l'esecuzione di tali attività e la segmentazione è svolta solo nei limiti sopra indicati. Il trattamento per le Finalità di Interesse Legittimo non è obbligatorio e il Cliente potrà opporsi a detto trattamento con le modalità di cui alla presente informativa e in tale caso OMAS non potrà trattare i Dati Personali per tale finalità, a meno che OMAS dimostri la presenza di motivi legittimi prevalenti.

Infine, il trattamento è facoltativo per le Finalità di Marketing.

Qualora il Cliente, in conformità con l'articolo 130 del D. Lgs. 196/2003, richieda di non ricevere comunicazioni commerciali da parte di OMAS, lo stesso non potrà ricevere comunicazioni sulle iniziative e servizi offerti da OMAS.

 

4. Modalità del trattamento dei Dati Personali

I Dati Personali possono essere trattati con strumenti manuali o informatici, idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e sottrazioni dei dati grazie all'adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche, fisiche ed organizzative.

 

5. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

Per le Finalità Contrattuali di cui sopra, i Dati Personali possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, situati all'interno e, entro i limiti di cui alla Sezione 8 di seguito, al di fuori dell'Unione Europea: (a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per OMAS con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo, IT;

b) controparti ed i relativi difensori;

 c) soggetti ed autorità il cui diritto di accesso ai Dati Personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti;

d) società partecipate o controllate da OMAS.

Per le Finalità di Interesse Legittimo di cui sopra, i Dati Personali possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, situati all'interno e, entro i limiti di cui alla Sezione 8 di seguito, al di fuori dell'Unione Europea:

(a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per OMAS con riferimento alle attività di recupero e cessione crediti;

(b) società partecipate o controllate da OMAS;

 (c) autorità competenti.

Per le Finalità di Marketing di cui sopra, i Dati Personali possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, situati all'interno e, entro i limiti di cui alla Sezione 8 di seguito, al di fuori dell'Unione Europea:

(a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per OMAS con riferimento alle attività di invio delle comunicazioni commerciali;

(b) gli Uffici OMAS.

Una lista completa dei responsabili è reperibile, su richiesta, attraverso le modalità indicate alla presente informativa.

 

6. Trasferimento dei dati all’estero

I Dati Personali potranno essere trasferiti fuori dal territorio nazionale a Paesi situati nell’Unione Europea, ma potrebbero essere trasferiti anche al di fuori dell’Unione europea. Con riferimento ai trasferimenti al di fuori del territorio dell'Unione Europea verso Paesi non considerati adeguati dalla Commissione europea, OMAS adotta le misure di sicurezza adatte ed appropriate per proteggere i Dati Personali. Conseguentemente l'eventuale trasferimento dei Dati Personali in Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, come le clausole contrattuali tipo di protezione dei dati, ai sensi della normativa applicabile e in particolare degli articoli 45 e 46 del Regolamento Privacy.

Ad ogni modo, il Cliente ha il diritto di ottenere il riferimento alle garanzie appropriate o opportune adottate per il trasferimento dei Dati Personali e i mezzi per ottenere una copia di tali Dati Personali o il luogo dove sono stati resi disponibili.

 

7. Diritti dell’interessato

Il Cliente può, in ogni momento e gratuitamente, mandare una richiesta di contatto all'indirizzo mail privacy@omasindustries.com per esercitare i seguenti diritti:

a.             ottenere da OMAS la conferma dell'esistenza di dati che lo riguardano ed essere informato circa il contenuto, verificarne l'accuratezza e richiederne l'integrazione, aggiornamento o modifica;

b.             ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione della legge applicabile;

c.              opporsi in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento;

d.             revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei dati (in relazione ai trattamenti per cui tale consenso è eventualmente necessario), senza che ciò pregiudichi in alcun modo la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

 

8. Termini di conservazione dei dati

I Dati Personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il perseguimento delle finalità per cui tali dati sono stati raccolti, come affermato in questa informativa. In ogni caso i seguenti termini di conservazione si applicheranno con riferimento ai trattamenti dei Dati Personali per le finalità riportate di seguito:

•               per le “Finalità Contrattuali” e di “Interesse Legittimo” i Dati Personali vengono conservati per un periodo pari alla durata dell'incarico o della commessa (ivi inclusi eventuali rinnovi) e per i 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dallo stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;

•               per le “Finalità di Marketing” relative all'invio di comunicazioni commerciali i Dati Personali vengono conservati fino a 24 mesi successivi all'ultimo contatto con OMAS inteso come ultimo incarico attribuito, partecipazione ad eventi o iniziative organizzate dallo OMAS o apertura di comunicazioni commerciali inviate da OMAS, fermo restando che il Cliente potrà in ogni momento richiedere di non ricevere più comunicazioni commerciali dallo OMAS.

 

9. Modifiche ed aggiornamenti

La presente informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza dell'aggiornamento della normativa sul trattamento dei dati personali applicabile. Le modifiche saranno notificate in anticipo e i Clienti potranno visionare il testo dell'Informativa costantemente aggiornata al seguente link http://omasindustries.com/privacy-policy .